En un esfuerzo por fortalecer la protección laboral y garantizar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores, se han establecido nuevas directrices sobre el registro y pago de horas extra en Colombia. Estas disposiciones buscan asegurar que todas las jornadas adicionales efectivamente laboradas sean reconocidas, registradas y remuneradas conforme a lo estipulado por la legislación vigente.
La regulación obliga a los empleadores a realizar un seguimiento minucioso de las horas trabajadas por sus empleados fuera del horario habitual. Este registro debe ser preciso, creíble y comprobable, permitiendo mostrar claramente cuándo un trabajador ha excedido su jornada normal y, por ende, tiene derecho a recibir pago por horas extras. El propósito es prevenir que las horas adicionales queden sin registro o no se consideren al momento de efectuar el pago.
Según lo establecido, el empleador debe utilizar sistemas de control que permitan capturar la hora real de ingreso y salida del trabajador, así como las pausas o descansos intermedios. Estos mecanismos pueden incluir tarjetas electrónicas, registros biométricos, aplicaciones digitales u otros medios tecnológicos que garanticen precisión. La información recolectada debe conservarse por lo menos durante tres años y estar disponible en caso de requerimientos de la autoridad laboral.
Además, la nueva reglamentación enfatiza que no es suficiente con que el trabajador permanezca en el lugar de trabajo fuera de su horario habitual. Para que las horas adicionales sean reconocidas como extra, deben haber sido expresamente autorizadas o demostrarse que fueron requeridas por el empleador, de manera directa o indirecta. Esto busca evitar abusos o interpretaciones arbitrarias sobre qué constituye una hora extraordinaria.
Los empleadores, por su parte, deberán diseñar procedimientos claros para la solicitud y aprobación de trabajo adicional. Esta autorización puede otorgarse de forma escrita, verbal o incluso tácita, si se demuestra que el empleador tenía conocimiento de la prolongación de la jornada y no se opuso a ello. En cualquier caso, la carga de la prueba recae principalmente sobre quien tiene el deber legal de registrar y pagar: el empleador.
La jornada de trabajo estándar en Colombia se establece en un tope de 48 horas por semana, usualmente repartidas en turnos de 8 horas cada día. Cualquier tiempo adicional laborado por fuera de este límite, durante días laborables, se considera como horas extras y debe remunerarse con un incremento del 25%. Si las labores se efectúan en horarios nocturnos o en días de descanso obligatorio, el incremento puede llegar al 75% o incluso ser superior, según el caso.
Este reglamento se propone eliminar las lagunas que han facilitado históricamente la evasión del pago por horas adicionales, principalmente en sectores donde la informalidad y la ausencia de control han sido frecuentes. Igualmente, intenta fortalecer el principio de equidad y resguardar el bienestar físico y mental de los empleados, previniendo horarios excesivos que impacten su salud y vida personal.
La inspección del Ministerio de Trabajo tendrá la facultad de verificar el cumplimiento de estas disposiciones. En caso de incumplimientos, las empresas podrán ser sancionadas con multas económicas considerables, que dependerán de la gravedad de la infracción y del número de trabajadores afectados.
Desde el sector sindical se ha celebrado esta decisión como un paso importante hacia la transparencia laboral, mientras que en el ámbito empresarial se reconoce la necesidad de adaptarse a nuevas prácticas de control que mejoren la trazabilidad y eviten conflictos jurídicos. Algunas compañías ya han comenzado a invertir en soluciones tecnológicas para automatizar este proceso y cumplir con los estándares exigidos.
